Mencatat susut, barang busuk, dan barang buang dengan cepat

Barang segar pasti ada yang menyusut, layu, busuk, atau dibuang. Catat setiap kejadian dalam beberapa ketukan, dari kasir web, kasir di aplikasi Android, atau dashboard. Stok ikut berkurang, dan nilainya terlihat di laporan susut.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik, atau staf yang punya izin Stok, misalnya peran bawaan Manajer (Pengelola) dan Supervisor. Peran bawaan Kasir tidak punya izin Stok, jadi tombolnya tidak tampil.
• Bila peran memakai akses rinci, staf butuh aksi Catat susut/buang di menu Susut & barang buang. Aksi lama untuk penyesuaian stok juga tetap diterima.
• Paket: mulai paket Pro, juga selama uji coba 14 hari. Di paket Gratis dan Basic, kasir web menyembunyikan tombolnya, sedangkan kasir Android menampilkannya bergembok.
• Modul Stok aktif. Mencatat susut butuh internet.
• Barang tanpa varian. Barang bervarian dicatat lewat penyesuaian stok biasa.

Mencatat dari kasir

1. Di layar kasir, buka jendela Kas & shift lewat tombol laci di bilah atas. Di tablet tombolnya bertuliskan Laci Rp… · … trx. Di HP, ketuk ikon Kas & tutup shift.
2. Ketuk Catat susut / buang.
3. Cari barang di kotak Cari nama atau scan barcode, atau pindai barcode produk lalu tekan Enter.
4. Bila barang punya satuan jual lain, pilih satuannya, misalnya kg atau ikat.
5. Isi Jumlah. Ketik angkanya atau ketuk tombol cepat.
6. Pilih Alasan: Susut, Rusak / busuk, Kedaluwarsa, atau Hilang.
7. Isi Catatan (opsional) bila perlu, maksimal 200 huruf. Contoh: "layu kena panas".
8. Ketuk Simpan. Muncul pesan, misalnya, "Barang rusak tercatat: Tomat 0,4 kg (PS-0123)".

Catatan dari kasir tersimpan atas nama staf yang sedang masuk di kasir. Server memeriksa PIN staf itu.

Tombol cepat jumlah

Di kasir, bila Anda memilih satuan jual lain, tombol cepatnya 1 · 2 · 3 · 5 · 10. Jumlahnya dihitung ke satuan dasar barang, sama seperti di nota.

Mencatat dari aplikasi Android

Kasir di aplikasi Android mulai versi 2.0.6, di HP atau tablet, punya lembar Catat susut / buang yang sama.

1. Di layar kasir, buka Kas & shift lewat chip laci di bagian atas.
2. Ketuk Catat susut / buang.
3. Cari barang di kotak Cari nama atau scan barcode, atau pindai barcode produk, SKU, atau barcode satuan jual.
4. Pilih satuan bila barang punya satuan jual lain.
5. Isi Jumlah, atau ketuk tombol cepat.
6. Pilih alasan: Susut, Rusak / busuk, Kedaluwarsa, atau Hilang.
7. Isi Catatan (opsional) bila perlu, maksimal 200 huruf.
8. Ketuk Simpan.

Aturannya sama dengan kasir web:

• Butuh internet. Saat offline, tombol simpan mati dan muncul "Perlu internet. Catat nanti dari menu Susut."
• Catatan tersimpan atas nama staf yang masuk di kasir, dan server memeriksa PIN staf itu.
• Tombol cepat jumlah sama dengan tabel di atas.
• Lembar tidak menampilkan nilai Rupiah atau HPP. Pesan hasil hanya menulis alasan, barang, jumlah, dan nomor dokumen, misalnya "Susut tercatat: Tomat 0,4 kg (PS-0123)".
• Bila nilainya di atas batas persetujuan, muncul "Menunggu persetujuan pemilik (PS-…). Stok belum berubah." Lihat bila nilainya besar.
• Bila koneksi putus saat menyimpan, isian terkunci dan tombol berubah menjadi Kirim ulang. Ketuk Kirim ulang untuk mengirim catatan yang sama. Stok tidak akan berkurang dua kali. Bila lembar ditutup tanpa kirim ulang, periksa daftar Penyesuaian stok di dashboard sebelum mencatat ulang.

Di paket Gratis dan Basic, tombol Catat susut / buang di aplikasi tampil bergembok dengan keterangan paket. Mulai versi 2.0.7, chip laci dan tombol Kas & Shift di menu kiri tablet selalu membuka jendela Kas & shift. Di versi 2.0.6, chip laci langsung membuka tutup shift bila jendela itu tidak punya aksi lain.

Mencatat dari dashboard

1. Di menu samping dashboard web, buka Produk & stok › Susut & buang. Halaman Susut & barang buang terbuka.
2. Pilih Outlet bila Anda punya lebih dari satu outlet.
3. Cari barang di kotak Cari nama, SKU, atau scan barcode.
4. Pilih Alasan.
5. Isi Jumlah dalam satuan dasar barang, atau ketuk tombol cepat.
6. Isi Catatan (opsional) bila perlu.
7. Ketuk Simpan.

Catatan yang baru disimpan muncul di bagian Baru saja dicatat, lengkap dengan nomor dokumen PS-. Peran yang boleh melihat HPP juga melihat nilainya dalam Rupiah. Ketuk Laporan susut di kanan atas untuk membuka laporannya.

Dari HP, buka dashboard web di browser. Halaman yang sama ada di Lainnya › Stok & bahan. Di aplikasi Android, catat susut dari jendela Kas & shift di layar kasir.

Isian catat susut

Contoh: 0,4 kg tomat busuk, HPP Rp12.000/kg. Nilai susut = 0,4 × Rp12.000 = Rp4.800. Stok tomat berkurang dari 22 kg menjadi 21,6 kg.

Apa bedanya alasan-alasan ini?

Semua alasan masuk laporan susut sebagai kolom terpisah.

Bila nilainya besar

Setiap catatan susut menjadi dokumen penyesuaian stok bernomor, misalnya PS-0123. Aturan persetujuan penyesuaian stok ikut berlaku. Catatan senilai batas persetujuan atau lebih menunggu disetujui dulu. Muncul pesan "Menunggu persetujuan pemilik (PS-0123). Stok belum berubah."

• Catatan dari kasir selalu menunggu persetujuan bila nilainya di atas batas, juga bila staf itu biasanya boleh menyetujui. PIN kasir tidak dihitung sebagai persetujuan.
• Barang yang belum punya HPP juga menunggu persetujuan selama persetujuan aktif.
• Pemilik atau manajer menyetujuinya dari Produk & stok › Kelola stok › Penyesuaian stok.

Batas dan aturan

• Mencatat susut butuh internet. Kasir yang offline menampilkan "Perlu internet. Catat nanti dari menu Susut." dan tombol simpan mati.
• Satu catatan = satu barang. Untuk banyak barang sekaligus, buat dokumen penyesuaian stok di Kelola stok.
• Bisnis salinan contoh (demo) juga benar-benar mengirim catatan susut, jadi fiturnya bisa dicoba di sana. Stok salinan contoh ikut berkurang, bukan stok bisnis asli.
• Catatan yang sudah tersimpan tidak bisa dibatalkan. Untuk memperbaiki salah input, buat penyesuaian ke arah sebaliknya di Kelola stok.
• Bila stok tidak boleh minus aktif, susut tidak bisa melebihi stok yang ada.
• Satuan pembulatan, misalnya m² yang dihitung ke dus, tidak bisa dipakai. Pilih satuan lain.

Masalah yang sering terjadi

• Tombol Catat susut / buang tidak ada di jendela Kas & shift → Di kasir web, paket di bawah Pro. Atau staf yang masuk tidak punya izin Stok. Minta pemilik memeriksa peran staf. Di aplikasi Android, perbarui juga aplikasinya ke versi 2.0.6 atau lebih baru.
• Tombol Catat susut / buang bergembok di aplikasi Android → Paket bisnis Gratis atau Basic. Catat susut mulai paket Pro.
• "Perlu internet. Catat nanti dari menu Susut." → Perangkat sedang offline. Catat lagi saat internet kembali.
• "Masuk ulang dengan PIN saat online untuk mencatat susut." → Kunci layar kasir, lalu masuk lagi dengan PIN saat online.
• "Staf ini belum punya akun login KasirXpert, jadi susut belum bisa dicatat atas namanya dari kasir…" → Catat dari dashboard, atau minta pemilik mengundang akun staf itu.
• "Menunggu persetujuan pemilik (PS-0123). Stok belum berubah." → Nilainya di atas batas persetujuan. Minta pemilik atau manajer menyetujui.
• "Barang bervarian dicatat lewat Kelola stok › Penyesuaian stok (pilih variannya)." → Buat penyesuaian stok untuk varian itu.
• "Anda tidak punya izin mencatat susut / barang buang." → Minta pemilik menambah izin Stok atau aksi Catat susut/buang.

Pertanyaan umum

Apa beda catat susut dengan stok opname?

Catat susut untuk kejadian sehari-hari, satu barang sekali catat. Stok opname untuk menghitung ulang seluruh stok. Selisih opname juga bisa dihitung sebagai susut di laporan susut. Lihat stok opname.

Barang setengah busuk masih dijual murah. Dicatat susut?

Tidak. Jual dengan harga lebih murah atau dengan diskon menjelang kedaluwarsa. Catat susut hanya untuk barang yang dibuang atau hilang.

Apakah kasir bisa melihat nilai rupiah susut?

Tidak di jendela kasir, baik di kasir web maupun aplikasi Android. Nilainya terlihat di dashboard dan laporan susut, hanya untuk peran yang boleh melihat HPP.

Di mana riwayat susut terlihat?

Di laporan susut, dan di Kelola stok › Penyesuaian stok sebagai dokumen bersumber Catat susut cepat.