Permintaan pembelian, persetujuan, dan pesanan pembelian (PO)

Pembelian ke supplier bisa dimulai dari permintaan pembelian oleh staf, disetujui atasan, lalu dijadikan pesanan pembelian (PO). Setelah barang datang, PO diterima dan menjadi faktur utang supplier.

Sebelum mulai

• Peran: staf gudang atau pengelola membuat permintaan. Pemilik atau pengelola menyetujui.
• Paket: Pro.
• Daftarkan supplier di Pembelian › Supplier › Tambah supplier. Isi nama, kontak WhatsApp, dan tempo bawaan.

Membuat permintaan pembelian

1. Buka Pembelian › Permintaan pembelian.
2. Ketuk Buat permintaan pembelian.
3. Isi nama pemohon atau divisi.
4. Ketuk Tambah barang (atau Tambah bahan), lalu isi jumlah yang diminta.
5. Supplier boleh dikosongkan. Supplier dipilih saat permintaan dijadikan PO.
6. Ketuk Simpan draf, lalu Ajukan.

Permintaan tidak memuat harga. Harga diisi saat permintaan dijadikan pesanan pembelian.

Menyetujui atau menolak

1. Buka permintaan berstatus Diajukan.
2. Periksa barang dan jumlahnya.
3. Ketuk Setujui atau Tolak.

Status permintaan: Draf → Diajukan → Disetujui atau Ditolak. Permintaan yang sudah disetujui tidak bisa diubah isinya.

Menjadikan pesanan pembelian (PO)

1. Buka permintaan yang Disetujui, lalu ketuk Jadikan Pesanan Pembelian.
2. Centang barang yang diproses. Jumlah boleh dikurangi, sisanya bisa diproses nanti.
3. Pilih supplier dan sesuaikan harga beli.
4. Ketuk Simpan pesanan.
5. Ketuk Kirim pesanan via WA untuk mengirim PO ke supplier, lalu Tandai sudah dipesan.

Anda juga bisa membuat PO langsung tanpa permintaan: Pembelian › Pesanan pembelian › Buat pesanan pembelian.

Menerima barang

1. Saat barang datang, buka PO lalu ketuk Terima barang.
2. Cocokkan jumlah yang datang dengan PO dan surat jalan supplier. Rincian pencocokan ada di menerima barang dari supplier.
3. Simpan. Stok bertambah, dan faktur utang supplier tercatat di Barang masuk & faktur dengan jatuh tempo sesuai tempo supplier.

PO bisa diterima bertahap. Status PO menjadi Diterima sebagian sampai semua barang datang, lalu tertutup otomatis saat lengkap.

Contoh: PO 50 kg gula. Kiriman pertama 30 kg, PO berstatus Diterima sebagian. Kiriman kedua 20 kg, PO lengkap dan tertutup otomatis.

Pertanyaan umum

Apakah belanja stok dicatat sebagai pengeluaran?

Tidak. Belanja barang dagangan atau bahan dicatat di Pembelian agar masuk modal barang (HPP). Biaya operasional seperti sewa dan listrik dicatat di Pengeluaran.

Bagaimana bila harga dari supplier berbeda dengan PO?

Sesuaikan saat menerima barang. Perbedaan harga perlu persetujuan dengan PIN manajer. Lihat menerima barang dari supplier.