Mengirim dan mencetak dokumen pembelian ke supplier

Setiap dokumen pembelian punya tombol Kirim dan tombol cetak. Supplier bisa membuka dokumen lewat tautan publik tanpa login, atau menerima kertas cetak yang memuat QR ke tautan itu.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik, atau pengelola dan staf dengan izin Stok. Membuat dan menonaktifkan tautan publik butuh hak mencatat dokumen pembelian. Harga hanya tercetak bagi yang boleh melihat harga beli.
• Paket: mengikuti dokumennya. Penerimaan Barang dan Tagihan Pembelian mulai paket Basic. Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Retur Pembelian mulai paket Pro.
• Hanya di dashboard web. Aplikasi Android tetap mengirim pesanan lewat WhatsApp seperti biasa.
• Email dikirim dari aplikasi email Anda sendiri. KasirXpert tidak mengirim email atas nama Anda.

Isi menu Kirim

Buka dokumennya, lalu klik Kirim di kanan atas.

Dokumen yang bisa dibagikan

Untuk Pesanan Pembelian draf, memilih Kirim via Email, Salin tautan publik, atau Buka tautan publik sekaligus menandainya terkirim. Statusnya menjadi Terkirim ke Vendor, sama seperti klik Kirim ke Vendor.

Mengirim pesanan pembelian lewat WhatsApp

1. Buka Produk & stok › Pembelian › Pesanan Pembelian, lalu buka PO-nya.
2. Klik Kirim › Kirim via WhatsApp.
3. WhatsApp terbuka dengan pesan seperti: "Halo UD Sinar Abadi, kami mau pesan (PO-00012): - Gula pasir: 100 kg. Mohon info total & jadwal kirimnya."
4. Kirim pesannya dari WhatsApp.

Bila PO masih draf, statusnya langsung menjadi Terkirim ke Vendor. Pesan WhatsApp tidak memuat tautan. Untuk menyertakannya, klik Salin tautan publik lalu tempel di chat.

Mengirim lewat email

1. Buka dokumennya, lalu klik Kirim › Kirim via Email.
2. Aplikasi email Anda terbuka. Subjeknya, misalnya, "Pesanan Pembelian PO-00012 — Toko Berkah Jaya".
3. Isi alamat email supplier di kolom penerima.
4. Periksa isinya, lalu kirim.

Contoh isi email:

Yth. UD Sinar Abadi,

Berikut Pesanan Pembelian PO-00012 senilai Rp1.550.000. Lihat dokumen: (tautan publik)

Terima kasih, Toko Berkah Jaya

Nilai dokumen hanya ditulis bila Anda boleh melihat harga beli. Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang tidak memuat nilai.

Tautan publik

Tautan dibuat saat pertama kali Anda memakai Kirim via Email, Salin tautan publik, atau Buka tautan publik.

Menonaktifkan tautan

1. Buka dokumennya, lalu klik Lainnya › Nonaktifkan tautan publik.
2. Muncul pesan bahwa tautan publik dinonaktifkan. Penerima kini melihat "Dokumen tidak tersedia".

Bila nanti Anda membagikan dokumen itu lagi, KasirXpert membuat alamat baru. Alamat lama tetap mati.

Mencetak dokumen pembelian

Di kanan atas detail dokumen ada tiga tombol:

Isi kertas cetak:

• Tanda bisnis di kiri atas: inisial nama bisnis dengan warna bisnis Anda. Unggah logo belum tersedia.
• Judul, misalnya PESANAN PEMBELIAN, beserta nomor, tanggal, dan gudang.
• Supplier dan tabel barang. Harga hanya tercetak bila Anda boleh melihat harga beli. Kertas Permintaan Pembelian selalu tanpa harga.
• Terbilang: total dalam huruf, untuk Pesanan, Tagihan, dan Retur.
• Pesan dari dokumen dan blok total.
• Kolom tanda tangan sesuai jenis dokumen, dengan garis "Nama jelas & tanda tangan".
• QR di kaki kertas, bila tautan publik aktif. Bunyinya "Scan QR untuk membuka dokumen digital PO-00012 (tautan unik & aman)."

Contoh

Toko Berkah Jaya memesan 100 kg gula × Rp15.500 ke UD Sinar Abadi. Total PO-00012 Rp1.550.000.

1. Klik Kirim ke Vendor. Status menjadi Terkirim ke Vendor.
2. Klik Kirim › Salin tautan publik, lalu tempel di chat supplier.
3. Klik Cetak. Kertas memuat "satu juta lima ratus lima puluh ribu rupiah" di bagian Terbilang dan QR ke PO-00012.
4. Supplier mengonfirmasi lewat telepon. Klik Lainnya › Setujui. Status menjadi Disetujui.

Masalah yang sering terjadi

• Muncul "Anda tidak punya izin membagikan dokumen pembelian. Minta pemilik memberi izin stok." → peran Anda tidak boleh mencatat dokumen pembelian → minta pemilik menambah izin Stok.
• Muncul "Terima barang dulu sebelum tagihan dibagikan." → tagihan masih Draft → klik Terima Barang dulu.
• Muncul "Kirim pesanan ke vendor dulu sebelum dibagikan." → PO masih draf dan Anda tidak boleh menandainya terkirim → minta pemilik atau pengelola klik Kirim ke Vendor.
• Supplier melihat "Dokumen tidak tersedia. Tautan ini sudah dinonaktifkan, kedaluwarsa, atau salah. Hubungi toko pengirim dokumen." → tautan dinonaktifkan, lewat 30 hari, atau dokumen di-void → salin tautan lagi dari detail dokumen.
• Pilihan Kirim via WhatsApp tidak ada → supplier belum punya nomor WhatsApp, atau dokumennya Permintaan atau Penerimaan → isi nomor di data supplier, atau pakai tautan publik.
• QR tidak tercetak → tautan publik belum dibuat atau sudah dinonaktifkan → klik Salin tautan publik dulu.

Pertanyaan umum

Apakah supplier perlu akun KasirXpert?

Tidak. Tautan publik bisa dibuka siapa saja yang menerimanya, tanpa login.

Apakah tautan berubah bila dokumen diubah?

Tidak. Alamatnya tetap, dan halaman publik selalu menampilkan isi terbaru.

Bisakah memasang logo sendiri di kertas?

Belum. Kertas memakai inisial nama bisnis dengan warna bisnis Anda.

Kenapa harga tidak tercetak?

Peran Anda tidak boleh melihat harga beli, atau dokumennya Permintaan Pembelian yang memang tanpa harga. Halaman publik Penerimaan Barang juga tanpa harga.

Apakah Retur Pembelian juga bisa dikirim?

Bisa. Buka returnya, lalu klik Kirim › Kirim via WhatsApp atau Salin tautan publik.