Penerimaan barang dan tagihan pembelian

Barang dari supplier sering datang lebih dulu, sementara fakturnya menyusul. Karena itu pembelian dipisah menjadi dua dokumen. Penerimaan Barang menambah stok. Tagihan Pembelian mencatat utang ke supplier.

Sebelum mulai

Peran: pemilik, atau staf dengan izin Stok. Pada peran kustom, butuh hak Barang masuk & faktur. Penerimaan tanpa PO dan pengisian pajak, biaya, atau pemotongan hanya untuk pemilik dan pengelola, karena berisi harga beli.
Paket: Penerimaan Barang, Tagihan Pembelian, dan Supplier mulai paket Basic. Menerima barang dari pesanan pembelian (PO) mulai paket Pro.
Penerimaan Barang dan Tagihan Pembelian hanya muncul bila modul Stok menyala.
Form baru ini hanya di dashboard web. Aplikasi Android tetap langsung membuat tagihan saat barang diterima.

Penerimaan dan tagihan, apa bedanya

	Penerimaan Barang	Tagihan Pembelian
Menu	Pembelian › Penerimaan Barang	Pembelian › Tagihan Pembelian
Nomor	PD-00012	BM-00012
Stok bertambah	Ya	Sudah, dari penerimaannya. Tagihan langsung tanpa penerimaan menambah stok saat diterima
Modal barang (HPP)	Dihitung dari harga beli	—
Utang ke supplier	Belum	Ya
Muncul di Pembayaran Keluar dan Ringkasan	Tidak	Ya

Mencatat penerimaan barang

Buka Produk & stok › Pembelian › Penerimaan Barang.
Klik Tambah.
Barang dari PO? Klik Ambil dari Pesanan Pembelian, lalu pilih PO-nya. Cara cepat: klik Terima Barang di detail PO.
Isi form (lihat tabel).
Biarkan sakelar Langsung buat tagihan mati bila faktur supplier belum datang. Di bawahnya tertulis "Barang masuk stok dulu. Tagihan Pembelian dibuat nanti dari penerimaan ini."
Klik Simpan. Muncul pesan seperti "Barang dari PO-00012 diterima".

Kolom	Isi / fungsi	Contoh	Bawaan
Supplier (wajib)	Supplier pengirim. Terkunci bila diambil dari PO	UD Sinar Abadi	Kosong
Nomor	Dibuat otomatis oleh sistem saat disimpan	PD-00012	"Otomatis"
Tanggal Pengiriman	Tanggal barang datang. Tidak boleh setelah hari ini	29/10/2026	Hari ini
Gudang	Outlet yang menerima barang. Tampil bila outlet lebih dari satu	Gudang Utama	Outlet aktif
Referensi	Nomor surat jalan dari supplier	SJ-8812	Kosong
Tag	Label bebas untuk menyaring. Maksimal 10 tag	gula-bulanan	Kosong
Langsung buat tagihan	Nyala = barang masuk stok dan langsung menjadi Tagihan Pembelian	Mati	Mati
Informasi Pengiriman	Selalu tampil: Pengirim, No. Surat Jalan, Ekspedisi/Kurir, Nama Pengemudi, No. Kendaraan	Slamet	Kosong
Baris barang	Produk, Kuantitas, Satuan, Harga. Dari PO, kuantitas terisi sisa PO	Gula 60 kg	—

Bila Langsung buat tagihan dinyalakan, form menampilkan juga Tgl. Jatuh Tempo, Termin, pajak per baris, dan blok total seperti tagihan.

Barang ditimbang dengan keranjang atau peti

Mulai paket Pro, baris barang bersatuan kg, gram, atau ons punya tombol Timbang dengan wadah. Isi berat kotor dan wadahnya. Kuantitas (bersih) terisi otomatis dan hanya bisa dibaca, kolom Diskon bertuliskan Dari tara, dan harga dihitung dari berat bersih. Contoh: kotor 52 kg dengan 4 keranjang 1,2 kg menjadi bersih 47,2 kg. Di paket Gratis dan Basic tombolnya bergembok. Lihat tara wadah saat terima barang.

Hasil penerimaan

Stok bertambah di outlet Gudang, dan modal barang (HPP) dihitung dari harga beli.
Penerimaan berstatus Belum Ditagih. Detailnya menulis "Barang sudah masuk stok. Utang ke supplier tercatat setelah penerimaan ini dijadikan Tagihan Pembelian."
PO ikut bergerak: Diterima Sebagian atau Diterima.
Belum ada utang. Penerimaan ini belum muncul di Pembayaran Keluar, Ringkasan pembelian, umur hutang, atau notifikasi jatuh tempo.

Membuat tagihan dari penerimaan

Saat faktur supplier datang, buka penerimaannya di Penerimaan Barang.
Klik Jadikan Tagihan. Form Tambah Tagihan Pembelian terbuka dengan barang dari penerimaan.
Isi Referensi dengan nomor faktur dari supplier.
Pilih Termin. Tgl. Jatuh Tempo dihitung otomatis.
Bila faktur berpajak, pilih Pajak per baris. Isi Biaya pengiriman, Biaya Transaksi, Tambahan Diskon, atau Pemotongan bila ada.
Klik Simpan.

Kuantitas dan harga terkunci karena barangnya sudah masuk stok. Pajak ditambahkan di atas harga. Setelah itu penerimaan berstatus Ditagih, dan tombol Lihat Tagihan membuka tagihannya.

Contoh: barang dulu, faktur menyusul

PO-00012 ke UD Sinar Abadi: 100 kg gula × Rp15.500.

21 Oktober datang 60 kg. Penerimaan PD-00012 disimpan tanpa Langsung buat tagihan. Stok gula +60 kg, modal Rp15.500/kg. Status Belum Ditagih.
28 Oktober faktur supplier datang. Jadikan Tagihan dari PD-00012, Referensi INV-SA/889, Termin Net 30, Pajak PPN 11%.
Tagihan BM-00031: Sub Total 60 × Rp15.500 = Rp930.000, Pajak Rp102.300, Total Rp1.032.300. Jatuh tempo 27 November 2026.
Utang ke UD Sinar Abadi sekarang Rp1.032.300. Modal gula tetap Rp15.500/kg, karena PPN tidak masuk modal.

Membuat tagihan pembelian langsung

Bila barang dan faktur datang bersamaan tanpa PO:

Buka Pembelian › Tagihan Pembelian, lalu klik Tambah.
Pilih Supplier, isi Referensi (nomor faktur supplier), Termin, dan baris barang dengan harga.
Klik tombol Simpan utama (berwarna) untuk menyimpan sekaligus menerima barang. Stok bertambah dan utang tercatat.
Tombol Simpan yang lain menyimpan tagihan sebagai Draft. Draf belum mengubah stok. Buka lagi lalu klik Terima Barang saat barang datang.

Dari PO, Anda juga bisa klik Jadikan Tagihan untuk langsung membuat tagihan berisi sisa barang PO.

Daftar dan status

Daftar Penerimaan Barang: Nomor, Vendor, No. Pesanan, Tanggal, Nama Gudang, Status, dan Penagihan (nomor tagihan hasil penerimaan itu). Chip: Semua, Belum Ditagih, Ditagih, Lainnya › Void.

Daftar Tagihan Pembelian memuat 20 kolom. Geser tabel ke kanan untuk melihat semuanya:

Kelompok	Kolom
Identitas	No Urut, Nomor, Vendor, Referensi (nomor faktur supplier), Nomor PO, Nama Gudang, Kuantitas
Tanggal	Tanggal, Tgl. Jatuh Tempo, Tanggal Pengiriman, Tanggal Pembayaran, Tanggal Pelunasan
Tempo	Jatuh Tempo (terlambat berapa hari, merah), Termin
Lain-lain	Tag, Status
Nilai	Sisa Tagihan, Total Sebelum Pajak, Total, Pembayaran Kas & Bank

Chip: Semua, Belum Dibayar, Dibayar Sebagian, Lunas, Lainnya › Draft, Jatuh Tempo, Void. Tombol Laporan berisi antara lain Umur Hutang, Tagihan Supplier, Saldo Hutang Termin, dan Debit Memo. Lihat laporan penjualan dan pembelian.

Status tagihan	Artinya
Draft	Belum diterima. Stok dan utang belum berubah
Belum Dibayar	Utang tercatat, belum dibayar
Dibayar Sebagian	Sudah dibayar sebagian
Jatuh Tempo	Lewat jatuh tempo dan masih bersisa
Lunas	Sisa Rp0
Void	Dibatalkan, stok dikembalikan

Faktur barang masuk lama dari menu Barang masuk & faktur ada di Tagihan Pembelian.

Mengubah, mengirim, dan mencetak

Tagihan Pembelian yang sudah diterima bisa diubah bagian kepalanya: tanggal, jatuh tempo, termin, referensi, tag, pesan, dan biaya. Barang, harga, dan pajak terkunci.
Penerimaan yang Belum Ditagih bisa diubah nomor surat jalan, informasi pengiriman, tag, dan pesannya.
Keduanya lewat Ubah, lalu Simpan Perubahan. Rinciannya di mengubah dokumen yang sudah terbit.
Tombol Kirim berisi WhatsApp, email, dan tautan publik. Pratinjau, Cetak, dan Unduh PDF mencetak kertas dengan QR dan tanda tangan. Lihat mengirim dan mencetak dokumen pembelian.

Membatalkan

Penerimaan Belum Ditagih: klik Lainnya › Void. Stok dikembalikan.
Tagihan Pembelian: klik Lainnya › Void. Stok dikembalikan dan utang hilang. Bila sudah dibayar, batalkan pembayarannya dulu.

Di aplikasi Android dan halaman Terima barang

Di aplikasi Android (Lainnya › Pembelian, tab Terima barang), menerima barang dari PO langsung membuat faktur pemasok, seperti sebelumnya.
Halaman Pembelian › Terima Barang di web (pencocokan surat jalan, foto, dan barang rusak) juga langsung membuat tagihan.
Penerimaan Belum Ditagih dari web belum muncul sebagai faktur di Android, karena belum menjadi utang. Buat tagihannya dari dashboard web.

Masalah yang sering terjadi

Muncul "Penerimaan tanpa pesanan berisi harga beli. Hanya pemilik atau pengelola yang bisa mencatatnya." → staf gudang mencatat barang tanpa PO → minta pemilik atau pengelola mencatatnya, atau buat PO dulu.
Muncul "Harga barang sudah dikunci saat diterima. Pajak ditambahkan di atas harga." → sakelar Harga termasuk pajak dinyalakan di tagihan dari penerimaan → matikan sakelarnya.
Muncul "Penerimaan ini sudah ditagih atau dibatalkan." → penerimaan sudah punya tagihan → klik Lihat Tagihan.
Muncul "Kepala tagihan (pajak, biaya, pemotongan) hanya bisa diisi pemilik atau pengelola." → minta pemilik atau pengelola membuat tagihannya.
Muncul "Jatuh tempo tidak boleh sebelum tanggal faktur" → ubah Termin atau Tgl. Jatuh Tempo.
Muncul "Faktur ini sudah dibayar. Batalkan pembayarannya dulu sebelum membatalkan faktur." → batalkan pembayaran di kartu Pembayaran, lalu void.

Pertanyaan umum

Apakah penerimaan yang belum ditagih dihitung sebagai utang?

Tidak. Utang baru tercatat setelah tagihan dibuat. Stok dan modal barang sudah berubah sejak barang diterima.

Bisakah beberapa penerimaan digabung menjadi satu tagihan?

Belum. Satu penerimaan dibuat menjadi satu tagihan.

Tidak. Modal barang dihitung dari harga sebelum pajak. Tambahan Diskon dan biaya pengiriman di tagihan juga tidak dibagi ke modal barang.

Kenapa sakelar Langsung buat tagihan mati di web?

Agar barang bisa dicatat masuk sebelum faktur datang. Nyalakan bila faktur ikut datang bersama barang.

Penerimaan saya tidak muncul di Pembayaran Keluar. Kenapa?

Penerimaan itu masih Belum Ditagih. Klik Jadikan Tagihan dulu, lalu bayar dari tagihannya.