Mengubah tagihan, penawaran, dan pemesanan yang sudah terbit

Salah ketik harga atau jumlah di tagihan yang sudah terbit? Selama belum ada pembayaran dan retur, buka tagihannya lalu klik Ubah. KasirXpert membalik stok dan piutang lama, lalu menerapkan isi yang baru. Nomor tagihan tetap sama.

Sebelum mulai

Peran: pemilik, pengelola, atau staf dengan izin Keuangan. Pada peran kustom, butuh hak Penawaran, pesanan & faktur › Ubah. Tagihan pembelian hanya bisa diubah pemilik atau pengelola, karena berisi harga beli.
Paket: dokumen penjualan mulai paket Pro, juga selama uji coba 14 hari. Tagihan pembelian dan penerimaan barang mulai paket Basic.
Hanya di dashboard web. Aplikasi Android tetap menampilkan isi terbaru, tetapi tidak bisa mengubah dokumen yang sudah terbit.

Dokumen apa yang bisa diubah

Dokumen	Bisa diubah selama	Terkunci bila	Tombol simpan
Penawaran	Belum dijadikan pemesanan atau tagihan	Sudah punya dokumen turunan, atau Void	Simpan Perubahan (draf: Simpan / Kirim)
Pemesanan	Belum ada pengiriman atau tagihan	Sudah dikirim, ditagih, Selesai (ditutup), atau Void	Simpan Perubahan (draf: Simpan sebagai Draft / Simpan)
Tagihan penjualan	Terbit, tanpa pembayaran dan tanpa retur	Ada pembayaran, ada retur (draf retur pun), Lunas, atau Void	Simpan Perubahan
Tagihan Pembelian	Sudah diterima, tanpa pembayaran dan tanpa retur	Ada pembayaran, ada retur, Lunas, atau Void	Simpan Perubahan (kepala saja)
Penerimaan Barang	Masih Belum Ditagih	Sudah Ditagih atau Void	Simpan Perubahan (info pengiriman saja)

Pemotongan PPh dan uang muka tidak dihitung sebagai pembayaran. Tagihan yang berstatus Dibayar Sebagian hanya karena uang muka atau pemotongan tetap bisa diubah.

Mengubah tagihan penjualan yang sudah terbit

Buka Produk & stok › Penjualan › Tagihan, lalu buka tagihannya.
Klik Ubah di kanan atas. Tombol ini tidak tampil bila tagihan terkunci. Alasannya tertulis di bawah judul, dengan ikon gembok.
Form Ubah Tagihan terbuka berisi isi tagihan sekarang. Ubah barang, kuantitas, harga, diskon, pajak, termin, atau pemotongan.
Periksa blok total di kanan bawah.
Klik Simpan Perubahan. Muncul pesan seperti "Tagihan INV/00021 disimpan · 2.925.000", lalu halaman detail terbuka.

Di bawah judul detail kini tertulis, misalnya, "Diubah oleh Rina pada 31 Okt 2026, 10.15." Nomor tagihan dan waktu terbit pertama tidak berubah.

Yang terjadi saat Anda klik Simpan Perubahan

Semua langkah di bawah terjadi sekaligus. Bila satu gagal, tagihan tetap seperti semula.

Bagian	Yang terjadi
Stok barang	Stok dari isi lama dikembalikan, lalu stok untuk isi baru dikurangi. Barang yang sudah keluar lewat pengiriman tidak dipotong lagi
Bahan resep, varian, dan bets	Dibalik dan dipotong ulang mengikuti isi baru
Modal barang (HPP)	Dihitung ulang dari harga modal saat disimpan
Piutang	Mengikuti total baru. Sisa tagihan = total baru − uang muka − pemotongan
Pemotongan PPh	Dihitung ulang. Tarif % memakai dasar baru: Sub Total − Tambahan Diskon
Uang muka pemesanan	Pemakaian lama dibatalkan, lalu dipakai lagi sesuai total baru
Nomor dan waktu terbit	Tetap
Kas & Bank	Tidak berubah, karena tagihan yang sudah dibayar tidak bisa diubah

Contoh hitungan

CV Maju Bersama membeli semen dengan uang muka Rp1.000.000. Tagihan INV/00021 berisi 40 sak × Rp65.000.

	Sebelum diubah	Sesudah diubah
Barang	40 sak	45 sak
Total	Rp2.600.000	Rp2.925.000
Uang muka dipakai	Rp1.000.000	Rp1.000.000
Sisa Tagihan (piutang)	Rp1.600.000	Rp1.925.000
Stok semen	−40 sak	−45 sak (5 sak lagi keluar)

Status tagihan tetap Dibayar Sebagian, karena uang muka sudah mengurangi sisanya.

Bila melewati limit kredit

Total baru diperiksa lagi terhadap limit kredit pelanggan. Bila melewati limit, perubahan tidak disimpan dan muncul pesan seperti:

Lewat limit kredit CV Maju Bersama: sisa Rp3.500.000, tagihan tempo Rp5.000.000. Tempo ditolak

Persetujuan pemilik saat tagihan pertama kali terbit hanya berlaku bila totalnya tidak berubah. Kecilkan totalnya, atau minta pemilik menaikkan limit di detail pelanggan.

Mengubah penawaran dan pemesanan

Buka penawaran atau pemesanannya, lalu klik Ubah.
Ubah isinya.
Klik Simpan Perubahan. Tombol ini muncul bila dokumen sudah punya status selain Draft, misalnya Terkirim atau Open.

Penawaran dan pemesanan tidak mengubah stok atau piutang. Jadi perubahan hanya mengganti isinya. Tagihan yang nanti dibuat dari dokumen itu memakai isi terbaru.

Dokumen yang sudah diproses tetap terkunci

Penawaran yang sudah dijadikan pemesanan atau tagihan, dan pemesanan yang sudah punya pengiriman, tidak bisa diubah. Void dokumen turunannya dulu. Pemesanan yang sudah ditutup lewat Tutup Pesanan juga tidak bisa diubah.

Mengubah tagihan pembelian yang sudah diterima

Barang di tagihan pembelian sudah masuk stok dan modal barangnya sudah tercatat. Karena itu, yang bisa diubah hanya bagian kepala.

Buka Produk & stok › Pembelian › Tagihan Pembelian, lalu buka tagihannya.
Klik Ubah. Di atas form tertulis bagian mana yang terkunci.
Ubah kolom yang perlu (lihat tabel).
Klik Simpan Perubahan. Muncul pesan seperti "Perubahan BM-00031 disimpan".

Kolom	Bisa diubah?	Keterangan
Tgl. Transaksi	Ya	Tidak boleh setelah hari ini
Tgl. Jatuh Tempo dan Termin	Ya	Jatuh tempo tidak boleh sebelum tanggal tagihan
Referensi	Ya	Nomor faktur dari supplier, maksimal 80 huruf
Tag dan Pesan	Ya	Untuk penanda dan catatan
Biaya pengiriman dan Biaya Transaksi	Ya	Total dan utang bergeser sebesar selisih biaya. Modal barang tidak berubah
Supplier dan Gudang	Tidak	—
Produk, kuantitas, harga, diskon, dan pajak	Tidak	Sudah menjadi stok dan modal barang
Tambahan Diskon dan Pemotongan	Tidak	—

Contoh: tagihan BM-00031 senilai Rp1.032.300. Ternyata faktur supplier menambah ongkos kirim Rp25.000. Isi Biaya pengiriman 25.000, lalu simpan. Total dan utang ke supplier menjadi Rp1.057.300. Modal gula tetap Rp15.500/kg.

Untuk mengoreksi kuantitas atau harga, pilih salah satu:

Void lalu Duplikat: void tagihannya, lalu buat ulang lewat Lainnya › Duplikat dengan angka yang benar.
Retur: bila barang memang dikembalikan, buat retur pembelian.

Mengubah penerimaan barang yang belum ditagih

Buka Pembelian › Penerimaan Barang, lalu buka penerimaan berstatus Belum Ditagih.
Klik Ubah.
Ubah Referensi (nomor surat jalan supplier), Tag, Pesan, atau isian Informasi Pengiriman: Pengirim, No. Surat Jalan, Ekspedisi/Kurir, Nama Pengemudi, dan No. Kendaraan.
Klik Simpan Perubahan. Muncul pesan seperti "Perubahan PD-00012 disimpan".

Tanggal Pengiriman, barang, dan kuantitas terkunci. Penerimaan bisa diubah oleh pemilik, pengelola, atau staf gudang yang boleh menerima barang.

Masalah yang sering terjadi

Tombol Ubah tidak ada di tagihan, dan tertulis "Tagihan ini sudah punya pembayaran. Batalkan pembayarannya dulu bila tagihan perlu diubah." → sudah ada pembayaran → batalkan pembayarannya di kartu Pembayaran (hanya pemilik), lalu ubah.
Tertulis "Tagihan ini sudah punya retur, jadi tidak bisa diubah lagi." → ada retur, termasuk draf retur → hapus draf returnya. Bila returnya sudah Selesai, tagihan tidak bisa diubah atau di-void. Buat tagihan baru untuk barang tambahan.
Muncul "Tagihan baru saja berubah (pembayaran atau retur). Muat ulang lalu coba lagi." → ada pembayaran atau retur yang masuk saat Anda mengubah → muat ulang halaman dan periksa statusnya.
Muncul "Lewat limit kredit …" saat Simpan Perubahan → total baru melewati limit → kecilkan total, atau minta pemilik menaikkan limit.
Muncul "Dokumen sudah diproses, tidak bisa diubah." → penawaran atau pemesanan sudah punya dokumen turunan atau pengiriman → void turunannya dulu.
Muncul "Tagihan sudah ada pembayaran. Batalkan pembayarannya dulu sebelum mengubah tagihan." di tagihan pembelian → batalkan pembayaran keluarnya dulu, lalu ubah.
Muncul "Total tagihan tidak boleh lebih kecil dari yang sudah dipotong (PPh)." → biaya dikurangi terlalu banyak → periksa lagi angka biayanya.

Pertanyaan umum

Apakah nomor tagihan berubah setelah diubah?

Tidak. Nomor dan waktu terbit pertama tetap. Yang tercatat baru hanya siapa yang mengubah dan kapan.

Apakah pelanggan perlu dikirimi tagihan baru?

Tautan publik tagihan langsung menampilkan isi terbaru. Bila Anda sudah mencetak atau mengirim PDF, kirim ulang lewat Kirim › Kirim via WhatsApp.

Bisakah mengubah tagihan yang sudah dibayar sebagian?

Bisa bila sebagian itu hanya uang muka atau pemotongan PPh. Bila ada pembayaran pelanggan, batalkan dulu pembayarannya, ubah tagihan, lalu catat lagi pembayarannya.

Kenapa pemotongan PPh berubah setelah tagihan lama diubah?

Tagihan lama memakai dasar Sub Total. Setelah diubah, tarif % dihitung dari Sub Total − Tambahan Diskon. Lihat pemotongan PPh.

Kenapa jumlah barang di tagihan pembelian tidak bisa diubah?

Barangnya sudah masuk stok dan mungkin sudah terjual. Koreksi lewat void lalu duplikat, atau lewat retur pembelian.