Mencatat uang muka pemesanan

Pelanggan bisnis sering membayar uang muka (DP) sebelum barang dikirim. Catat DP itu di Pemesanan. Saat tagihan dari pemesanan itu terbit, uang muka otomatis dipakai untuk mengurangi sisa tagihan.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik, pengelola, atau staf dengan izin Keuangan dan hak Penawaran, pesanan & faktur › Catat pembayaran. Membatalkan uang muka hanya bisa dilakukan pemilik.
• Paket: mulai paket Pro, juga selama uji coba 14 hari.
• Uang muka hanya untuk Pemesanan penjualan yang belum di-void dan belum ditutup lewat Tutup Pesanan. Penawaran, tagihan, dan dokumen pembelian tidak punya uang muka.
• Hanya di dashboard web.

Mencatat uang muka

1. Buka Produk & stok › Penjualan › Pemesanan, lalu buka pemesanannya.
2. Di kartu Pembayaran, klik Catat uang muka. Bisa juga lewat Lainnya › Catat uang muka.

3. Isi jendela Catat uang muka:

   | Kolom | Isi / fungsi | Contoh | Bawaan | |---|---|---|---| | Tanggal (wajib) | Tanggal uang diterima. Tidak boleh setelah hari ini | 29/10/2026 | Hari ini | | Jumlah (wajib) | Nominal DP. Maksimal sisa nilai pemesanan | Rp3.000.000 | Kosong | | Metode | Transfer Bank, Tunai, QRIS, Giro, Debit, atau Lainnya | Transfer Bank | Transfer Bank | | Referensi | Nomor bukti transfer, maksimal 60 huruf | TRF-2910-01 | Kosong |

4. Klik Simpan. Muncul pesan "Uang muka 3.000.000 dicatat".

Uang muka tampil di tabel kartu Pembayaran pemesanan: Tanggal, Akun, Metode, Status, dan Jumlah.

Status uang muka

Saat tagihan terbit

1. Buat tagihan dari pemesanan itu, lewat Jadikan Tagihan atau Ambil dari › Pemesanan.
2. Di form tagihan, baris Uang muka tampil di blok total dan tidak bisa diubah.
3. Terbitkan tagihan. Uang muka aktif dipakai mulai dari yang tertua, sebesar sisa uang muka atau sisa tagihan, mana yang lebih kecil.
4. Di detail tagihan, pemakaian ini tercatat di kartu Pembayaran dengan metode Uang muka.

Pemakaian uang muka bukan uang masuk baru. Uangnya sudah tercatat masuk pada tanggal DP diterima.

Contoh hitungan

CV Maju Bersama memesan barang senilai Rp10.000.000 dan membayar DP Rp3.000.000.

Pelanggan lalu membayar sisa Rp7.000.000 di tagihan kedua lewat Terima Pembayaran.

Membatalkan uang muka

1. Buka pemesanan, lalu di tabel uang muka klik Batalkan pada baris yang salah.
2. Tulis Alasan, lalu konfirmasi. Muncul pesan "Uang muka dibatalkan".

Tombol Batalkan hanya muncul untuk pemilik, dan hanya bila uang muka itu belum dipakai tagihan. Bila uang DP harus dikembalikan ke pelanggan, catat pengembaliannya sendiri, misalnya di Kas & Bank.

Batas dan aturan

• Jumlah semua uang muka tidak boleh melebihi total pemesanan.
• Uang muka yang sudah dipakai tagihan tidak bisa dibatalkan. Void tagihannya dulu. Pemakaian uang muka ikut dibalik dan statusnya kembali Aktif.
• Pemesanan yang masih punya uang muka aktif tidak bisa di-void.
• Uang muka tidak masuk laci kasir.
• Bila tagihan yang memakai uang muka diubah lewat Simpan Perubahan, pemakaian uang mukanya dihitung ulang sesuai total baru. Lihat mengubah dokumen yang sudah terbit.

Masalah yang sering terjadi

• Muncul "Uang muka melebihi sisa nilai pesanan" → jumlah DP lebih besar dari nilai pemesanan yang belum tertutup DP → periksa jumlahnya.
• Muncul "Uang muka ini sudah dipakai faktur. Batalkan fakturnya dulu." → DP sudah mengurangi tagihan → void tagihannya, lalu batalkan uang muka.
• Muncul "Hanya pemilik yang bisa membatalkan uang muka." → peran Anda bukan pemilik → minta pemilik membatalkannya.
• Muncul "Pesanan ini punya uang muka. Batalkan uang mukanya dulu." saat void pemesanan → batalkan semua uang muka aktif, lalu void pemesanan.
• Menu Catat uang muka tidak ada → dokumen bukan pemesanan, pemesanan sudah Void atau Selesai (ditutup), atau peran Anda tidak punya hak catat pembayaran → periksa status dan hak akses. Pemesanan yang ditutup bisa dibuka lagi lewat Lainnya › Konfirmasi.

Pertanyaan umum

Apakah uang muka bisa dicatat di tagihan langsung?

Tidak. Uang muka hanya di pemesanan. Untuk tagihan yang sudah terbit, catat pembayarannya lewat Terima Pembayaran.

Apakah uang muka mengurangi piutang?

Uang muka belum mengurangi piutang karena tagihannya belum ada. Piutang berkurang saat tagihan terbit dan uang muka dipakai.

Bisakah mencatat DP lebih dari sekali?

Bisa. Setiap DP tercatat sebagai baris sendiri. Tagihan memakai DP tertua lebih dulu.

Apakah uang muka terlihat di aplikasi Android?

Tagihan yang memakai uang muka tetap terbaca di Android, dengan sisa tagihan yang sudah dikurangi. Mencatat dan membatalkan uang muka hanya bisa di dashboard web.