Membuat penawaran, pesanan, dan faktur untuk pelanggan bisnis

Untuk pelanggan bisnis yang membeli dalam jumlah besar atau membayar belakangan, gunakan dokumen penjualan B2B. Alurnya berantai: Penawaran → Pesanan → Faktur, dan setiap dokumen mewarisi isi dokumen sebelumnya.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik, pengelola, atau staf dengan izin Keuangan.
• Paket: Faktur dan pencatatan pembayaran ada di semua paket. Penawaran dan Pesanan termasuk Pro.
• Pelanggan sudah ada di menu Pelanggan, atau bisa dipilih langsung saat membuat dokumen.

Membuat penawaran

1. Buka menu Penjualan › Penawaran.
2. Ketuk Buat penawaran.
3. Pilih pelanggan di Cari pelanggan, lalu pilih Outlet.
4. Isi Tanggal dan Berlaku sampai. Isi No. PO / referensi (opsional) bila pelanggan memberi nomor PO.
5. Ketuk Tambah barang, cari produk, lalu isi jumlah, Harga jual / unit, dan Diskon (Rp) bila ada.
6. Bila perlu, isi Potongan (Rp) untuk seluruh dokumen dan pilih Pajak: Tanpa pajak, PPN 11%, atau PB1 10%.
7. Tulis Catatan (opsional), misalnya syarat pengiriman.
8. Ketuk Simpan draf.

Penawaran yang lewat tanggal berlaku berstatus Kedaluwarsa.

Melengkapi data perusahaan pelanggan

Saat memilih pelanggan di dokumen, ketuk Ubah data perusahaan untuk mengisi Nama perusahaan (opsional), NPWP (opsional) (15 atau 16 angka), Alamat penagihan (opsional), dan Tempo bawaan (hari). Data ini tercetak di dokumen dan dipakai lagi untuk dokumen berikutnya.

Menjadikan pesanan dan faktur

1. Buka penawaran yang disetujui pelanggan, lalu ketuk Jadikan Pesanan.
2. Periksa isi pesanan. Dari pesanan ini Anda bisa membuat surat jalan bila barang dikirim bertahap.
3. Ketuk Jadikan Faktur.
4. Atur Jatuh tempo atau Tempo (hari).
5. Ketuk Terbitkan Faktur, lalu konfirmasi di jendela Terbitkan faktur?.

Status faktur: Belum dibayar → Dibayar sebagian → Lunas. Faktur yang dibatalkan berstatus Batal.

Membuat faktur langsung

Di paket Gratis, atau bila tidak perlu penawaran, buka Penjualan › Faktur, ketuk Buat faktur, isi seperti langkah penawaran, lalu terbitkan.

Limit kredit

Bila pelanggan punya limit kredit, kartu Limit kredit pelanggan di dokumen menunjukkan sisa limit Setelah faktur ini. Faktur yang melewati limit memunculkan jendela Lewat limit kredit:

• Pemilik bisa tetap menerbitkannya dengan mengisi Alasan menyetujui (tercatat di log aktivitas).
• Peran lain tidak bisa. Minta pemilik menerbitkan faktur atau menaikkan limit pelanggan.

Faktur seperti ini bertanda Diterbitkan melewati limit kredit.

Mencetak dan mengirim dokumen

• Cetak: ketuk Cetak dokumen, pilih Ukuran kertas (A4 atau A5) dan Jumlah salinan.
• WhatsApp: ketuk Kirim via WhatsApp. Pesan berisi nomor dokumen, total, jatuh tempo, dan tautan.
• Tautan publik: di bagian Tautan publik, ketuk Salin tautan. Pelanggan bisa membuka dokumen tanpa login, lalu mencetak atau menyimpan PDF. Tautan berlaku 30 hari dan bisa dinonaktifkan atau dibuat ulang.

Pertanyaan umum

Apakah faktur B2B masuk laporan penjualan?

Ya, lewat laporan Penjualan B2B (faktur) dan Profitabilitas faktur B2B di Pusat laporan. Modal barangnya juga masuk laba rugi sebagai HPP B2B.

Bisakah draf diubah setelah disimpan?

Bisa, selama masih draf. Setelah faktur terbit, Anda hanya bisa mengubah jatuh tempo dan catatan lewat Ubah jatuh tempo, atau membatalkannya dengan Batalkan faktur.

Bagaimana mencatat pembayarannya?

Buka faktur lalu ketuk Terima Pembayaran, atau catat beberapa faktur sekaligus di Pembayaran diterima.