Menyetujui atau menolak pengeluaran staf

Pengeluaran yang dicatat staf dengan nominal besar tidak langsung masuk buku. Pengeluaran itu berstatus Menunggu persetujuan sampai pemilik atau penyetuju memutuskannya. Aturannya sama dengan persetujuan transaksi Kas & Bank, jadi uang besar tidak bisa lolos lewat menu Pengeluaran.

Sebelum mulai

Paket: mulai paket Pro, juga Growth, Business, dan uji coba 14 hari. Kas & Bank harus sudah dinyalakan. Di Gratis dan Basic, pengeluaran selalu langsung tercatat.
Penyetuju: pemilik dan pemilik bersama selalu bisa. Staf butuh hak Setujui transaksi di menu Kas & Bank dan akses ke akun pembayarnya.
Staf yang terikat outlet hanya bisa memutus pengeluaran outletnya. Pengeluaran Semua outlet hanya bisa diputus pemilik.
Batas: diatur pemilik di Kas & Bank, tab Pengaturan, bagian Persetujuan. Lihat mengatur batas persetujuan.
Butuh internet. Keputusan dibuat dari dashboard web.

Kapan pengeluaran perlu persetujuan

Pengeluaran menunggu persetujuan bila semua syarat ini terpenuhi:

Pencatatnya bukan pemilik.
Kas keluar / biaya dicentang di Jenis yang perlu persetujuan (bawaan: dicentang).
Nominalnya sama dengan atau lebih dari Batas persetujuan (bawaan Rp200.000).

Aturan ini berlaku saat staf menambah pengeluaran, mengonfirmasi jadwal berulang, dan mengubah pengeluaran. Kas keluar dari laci kasir, gaji, dan biaya yang dicatat di Kas & Bank tidak lewat jalur ini.

Saat mengubah pengeluaran yang sudah tercatat, staf perlu persetujuan bila nominal akhirnya masih di atas batas dan nominalnya naik, atau akun, tanggal, atau outletnya berubah. Mengubah catatan, kategori, atau foto saja tidak perlu persetujuan.

Contoh dengan batas bawaan Rp200.000:

Kejadian	Perlu persetujuan?
Staf mencatat listrik Rp150.000	Tidak, langsung tercatat
Staf mencatat sewa genset Rp200.000	Ya
Pemilik mencatat sewa tempat Rp3.000.000	Tidak, pemilik selalu langsung tercatat
Staf mengubah Rp260.000 menjadi Rp300.000	Ya, nominal naik
Staf mengganti akun Rp260.000 dari Kas Toko ke BCA Usaha	Ya, akun berubah
Staf mengubah Rp260.000 menjadi Rp180.000	Tidak, di bawah batas
Staf hanya mengubah catatan pengeluaran Rp500.000	Tidak

Saat mencatat, staf sudah melihat info "Di atas Rp200.000 perlu persetujuan pemilik" di bawah Dibayar dari.

Menyetujui dari halaman Pengeluaran

Di menu samping, buka Keuangan & laporan › Pengeluaran & laba.
Kartu Menunggu persetujuan (n) tampil di atas daftar. Keterangannya: "Belum dihitung di total, laba, dan saldo akun sampai disetujui."
Periksa setiap kartu: kategori, tanggal, akun pembayar, outlet, catatan, nominal, dan "Diajukan" oleh siapa.
Ketuk Setujui. Pesan yang muncul: "Pengeluaran Rp350.000 disetujui".
Atau ketuk Tolak. Jendela Tolak pengeluaran? terbuka.
Isi Alasan penolakan, lalu ketuk Tolak pengeluaran. Pesan yang muncul: "Pengeluaran Rp350.000 ditolak".

Menyetujui dari Kas & Bank

Buka Keuangan & laporan › Kas & Bank.
Buka tab Persetujuan. Angka di samping nama tab = jumlah yang bisa Anda putus, termasuk pengeluaran.
Pastikan saringan Menunggu terpilih.
Bagian Pengeluaran (n) tampil paling atas, dengan keterangan "Dicatat dari menu Pengeluaran. Belum masuk laba dan saldo akun sampai disetujui."
Ketuk Setujui atau Tolak seperti di halaman Pengeluaran.

Transaksi Kas & Bank yang menunggu tampil di bawahnya, di bagian Transaksi Kas & Bank.

Hasil keputusan

Keputusan	Status	Total, laba, dan saldo akun
Setujui pengeluaran baru	Tercatat, tanpa label	Masuk. Saldo akun pembayar berkurang.
Tolak pengeluaran baru	Ditolak, dengan alasan	Tidak masuk
Setujui perubahan	Tercatat dengan nilai baru	Memakai nilai baru
Tolak perubahan	Perubahan ditolak, dengan alasan	Nilai lama dipulihkan dan dihitung lagi

Contoh perubahan: Listrik Rp260.000 sudah tercatat dari Kas Toko – Dago. Staf mengubahnya menjadi Rp300.000. Selama menunggu, pengeluaran itu keluar sementara dari total dan laba. Bila disetujui, laba berkurang Rp300.000. Bila ditolak, nilainya kembali Rp260.000 dan berlabel Perubahan ditolak.

Laporan Laba rugi menampilkan spanduk "1 pengeluaran menunggu persetujuan belum dihitung (Rp300.000)" selama masih menunggu. Lihat laporan laba rugi.

Bila ajuan Anda ditolak

Staf yang mengajukan melihat ajuannya sendiri di halaman Pengeluaran.

Buka Keuangan & laporan › Pengeluaran & laba.
Di bagian Ditolak (n), baca alasannya, misalnya "Alasan: Nota belum dilampirkan".
Ketuk Ubah untuk memperbaiki, lalu ketuk Simpan. Ajuan dikirim ulang.
Atau ketuk Hapus bila pengeluaran itu tidak jadi.

Bila nominal setelah diperbaiki di bawah batas, pengeluaran langsung tercatat. Ajuan yang masih menunggu juga bisa diperbaiki lewat Ubah.

Di aplikasi Android

Aplikasi versi 2.0.11 atau lebih baru menampilkan info batas persetujuan saat mencatat. Bila pengeluaran perlu persetujuan, pesannya "Pengeluaran Rp350.000 menunggu persetujuan".

Daftar Lainnya › Pengeluaran di aplikasi menampilkan pengeluaran yang sudah tercatat, termasuk label Perubahan ditolak dan alasannya. Untuk melihat ajuan yang menunggu, lalu menyetujui atau menolaknya, pakai dashboard web.

Masalah yang sering terjadi

Tombol Setujui tidak ada pada ajuan saya → Anda pengajunya. Server menolak dengan pesan "Pengeluaran yang Anda ajukan sendiri harus disetujui orang lain." → Minta pemilik atau penyetuju lain memutuskannya.
Muncul "Tulis alasan penolakan." → Alasan kosong. → Tulis alasan singkat, paling banyak 1.000 huruf, misalnya "Nota belum dilampirkan".
Muncul "Pengeluaran ini tidak sedang menunggu persetujuan." → Orang lain sudah memutuskannya, atau pengaju sudah mengubahnya. → Muat ulang halaman.
Muncul "Anda tidak punya akses ke akun ini." → Akun pembayar di luar akses Anda. → Minta pemilik memutuskannya, atau mengatur akun yang terlihat.
Penyetuju tidak melihat ajuan staf → Ajuan dari outlet lain, akunnya di luar akses penyetuju, atau ajuan Semua outlet. → Pemilik memutuskannya, atau ubah akses penyetuju.
Muncul "Pengeluaran ini menunggu persetujuan Kas & Bank, tetapi Kas & Bank tidak aktif di paket ini. Minta pemilik mengubahnya." → Paket turun ke bawah Pro saat ajuan masih menunggu. → Minta pemilik memutuskannya setelah paket Pro aktif lagi.

Pertanyaan umum

Apakah pengeluaran pemilik perlu persetujuan?

Tidak. Pengeluaran yang dicatat atau diubah pemilik selalu langsung tercatat.

Bisakah persetujuan pengeluaran dimatikan?

Bisa. Pemilik menghapus centang Kas keluar / biaya di Jenis yang perlu persetujuan. Setelan ini juga berlaku untuk kas keluar yang dicatat di Kas & Bank.

Apakah saya mendapat pemberitahuan?

Ajuan terlihat di tiga tempat: angka di tab Persetujuan Kas & Bank, kartu Menunggu persetujuan di halaman Pengeluaran, dan spanduk di Laba rugi. Periksa secara rutin.

Mengapa pengeluaran yang saya ubah hilang dari total?

Perubahan Anda sedang menunggu persetujuan. Selama menunggu, pengeluaran itu tidak dihitung. Setelah diputus, pengeluaran dihitung lagi dengan nilai baru atau nilai lama.

Bagaimana bila pengeluaran yang sudah disetujui ternyata salah?

Keputusan tidak bisa dibatalkan. Ubah pengeluaran itu atau hapus, sesuai hak Anda. Bila staf yang mengubah dan nominalnya di atas batas, perubahan itu menunggu persetujuan lagi.

Apakah kas keluar dari laci kasir ikut persetujuan?

Tidak. Kas keluar laci dicatat kasir di shift dan ditinjau lewat kartu Dari kasir.