Menonaktifkan, mengaktifkan kembali, dan menghapus akun Kas & Bank

Rekening yang sudah tidak dipakai bisa dinonaktifkan. Akun itu tidak ditawarkan lagi saat mencatat, tetapi saldo dan riwayatnya tetap ada. Anda bisa mengaktifkannya kembali kapan saja. Akun yang belum pernah dipakai, misalnya salah buat, bisa dihapus permanen.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik, atau staf dengan hak Atur akun di menu Kas & Bank yang boleh melihat akun itu. Lihat hak akses Kas & Bank.
• Paket: mulai paket Pro, juga Growth, Business, dan uji coba 14 hari. Kas & Bank sudah dinyalakan.
• Perangkat: dashboard web (browser HP, tablet, atau laptop), dengan internet. Aplikasi Android belum punya layar Kas & Bank.

Nonaktif, aktifkan, atau hapus?

Akun yang sudah punya transaksi tidak bisa dihapus. Akun itu hanya bisa dinonaktifkan dan diaktifkan kembali.

Menonaktifkan akun

1. Di menu samping, buka Keuangan & laporan › Kas & Bank. Tab Akun terbuka.
2. Ketuk kartu akun yang ingin dinonaktifkan, misalnya Mandiri Lama.
3. Di halaman akun, ketuk Atur akun.
4. Ketuk Nonaktifkan akun.
5. Jendela Nonaktifkan akun? terbuka: "Mandiri Lama tidak ditawarkan lagi di Pengeluaran, Transaksi baru, Transfer, dan Pengaturan. Riwayatnya tetap ada dan akun bisa diaktifkan lagi."
6. Bila saldonya Rp0, ketuk Nonaktifkan.

Hasilnya, muncul pesan "Mandiri Lama dinonaktifkan". Akun pindah ke bagian Akun nonaktif (n) di bawah tab Akun.

Bila saldo akun belum Rp0

Jendela konfirmasi menyebut saldonya, misalnya: "Saldo akun ini masih Rp1.500.000. Saldo tetap tercatat dan tetap dihitung di total saldo. Pindahkan dulu bila uangnya sudah tidak di akun ini." Ada dua pilihan:

Contoh: Rekening Mandiri Lama berisi Rp1.500.000. Saldo Kas Toko – Dago Rp900.000 dan BCA Usaha Rp38.700.000.

• Pindahkan saldo dulu: transfer Rp1.500.000 ke BCA Usaha. Saldo BCA Usaha menjadi Rp40.200.000 dan Mandiri Lama Rp0. Lalu nonaktifkan.
• Tetap nonaktifkan: Total saldo tetap Rp41.100.000 (Rp900.000 + Rp38.700.000 + Rp1.500.000). Di bawahnya tertulis "Termasuk Rp1.500.000 di akun nonaktif".

Yang berubah setelah akun nonaktif

• Akun tidak ditawarkan di Dibayar dari pada Pengeluaran, Transaksi baru, Transfer antar akun (asal maupun tujuan), Hitung kas, Cocokkan saldo, dan tab Pengaturan.
• Bila akun itu dipakai di tab Pengaturan, misalnya sebagai Akun utama atau tujuan uang non-tunai, pengaturan itu dilepas. Uangnya kembali masuk ke akun bawaan.
• Halaman akun tetap bisa dibuka dan berlabel Nonaktif. Riwayat mutasinya tetap lengkap.
• Pengeluaran lama yang dibayar dari akun itu tetap tampil dengan nama akun, misalnya "Mandiri Lama (Nonaktif)". Pengeluaran lama itu tetap bisa diubah tanpa mengganti akun.
• Pencatatan manual baru ke akun itu ditolak dengan pesan "Akun ini nonaktif. Aktifkan dulu di Kas & Bank atau pilih akun lain."

Akun yang tidak bisa dinonaktifkan

• Akun bawaan sistem: Kas Toko setiap outlet, Bank bawaan, Kas Kasir, dan Saldo Toko (QRIS). Tombol Nonaktifkan akun tidak tampil. Nama Kas Toko dan Bank bawaan tetap bisa diganti lewat Atur akun.
• Akun yang masih dipakai: ada transaksi kas atau pengeluaran yang menunggu persetujuan di akun itu, atau pengeluaran berulang yang dibayar dari akun itu. Selesaikan dulu, lalu nonaktifkan.

Mengaktifkan kembali akun

1. Buka Keuangan & laporan › Kas & Bank, tab Akun.
2. Gulir ke bawah, lalu ketuk Akun nonaktif (n) untuk membukanya. Setiap akun tampil dengan saldonya.
3. Ketuk Aktifkan pada akun itu.

Hasilnya, muncul pesan "Mandiri Lama aktif lagi". Akun kembali ke daftar akun dan ditawarkan lagi di semua pilihan akun. Tombol Aktifkan juga ada di bagian atas halaman akun yang nonaktif, dan di jendela Atur akun.

Menghapus akun yang belum pernah dipakai

Akun bisa dihapus bila belum pernah dipakai sama sekali. Artinya belum ada mutasi, transaksi kas (termasuk yang ditolak atau dibatalkan), Hitung kas, Cocokkan saldo, pengeluaran, pengeluaran berulang, pembayaran faktur, atau DP dengan akun itu.

1. Buka akun itu dari tab Akun, lalu ketuk Atur akun. Untuk akun nonaktif, Anda juga bisa memakai daftar Akun nonaktif (n).
2. Ketuk Hapus akun. Tombol ini hanya tampil bila akun boleh dihapus.
3. Jendela Hapus akun? terbuka: "BCA Cadangan belum pernah dipakai, jadi bisa dihapus permanen. Akun yang sudah dihapus tidak bisa dikembalikan."
4. Ketuk Hapus akun.

Hasilnya, muncul pesan "BCA Cadangan dihapus" dan Anda kembali ke halaman Kas & Bank. Pengaturan yang menunjuk akun itu, termasuk akses akun per peran, ikut dilepas.

Mengapa tombol Hapus akun tidak ada?

• Akun sudah pernah dipakai, walau hanya satu transaksi. Pilih Nonaktifkan akun.
• Akun termasuk akun bawaan sistem.
• Anda tidak punya hak Atur akun.

Masalah yang sering terjadi

• Muncul "Akun ini masih dipakai: pengeluaran berulang aktif. Selesaikan atau pindahkan ke akun lain dulu, lalu nonaktifkan." → Ada pengeluaran berulang yang dibayar dari akun ini. → Buka pengeluaran berulang terakhirnya, pilih akun lain di Dibayar dari atau matikan Berulang tiap bulan, lalu simpan.
• Muncul "Akun ini masih dipakai: transaksi kas menunggu persetujuan…" atau "…pengeluaran menunggu persetujuan…" → Masih ada ajuan di akun ini. → Setujui, tolak, atau batalkan ajuan itu di tab Persetujuan, lalu coba lagi.
• Muncul "Akun ini sudah pernah dipakai, jadi tidak bisa dihapus. Nonaktifkan saja." → Akun dipakai setelah halaman dimuat. → Ketuk Nonaktifkan akun di jendela yang sama.
• Muncul "Akun bawaan sistem tidak bisa dinonaktifkan." → Akun itu Kas Toko, Bank bawaan, Kas Kasir, atau Saldo Toko. → Biarkan aktif. Ganti namanya bila perlu.
• Rekening tidak muncul di Dibayar dari pada Pengeluaran → Akun itu nonaktif. → Aktifkan dari bagian Akun nonaktif (n).
• Setelah diaktifkan, uang debit masih masuk ke bank utama → Pengaturan tujuan uang dilepas saat akun nonaktif. → Atur lagi di tab Pengaturan, bagian Ke mana uang non-tunai masuk.

Pertanyaan umum

Apakah saldo akun nonaktif hilang?

Tidak. Saldo tetap tercatat dan ikut dihitung di Total saldo. Kartu Total saldo menulis "Termasuk Rp… di akun nonaktif" agar Anda tahu bagiannya.

Apa beda nonaktif dan hapus?

Akun nonaktif masih ada, lengkap dengan saldo dan riwayatnya, dan bisa diaktifkan kembali. Akun yang dihapus hilang permanen. Hapus hanya untuk akun yang belum pernah dipakai.

Dulu ada tombol Arsipkan. Ke mana?

Arsipkan sekarang bernama Nonaktifkan akun. Akun yang dulu diarsipkan tampil di bagian Akun nonaktif (n) dan bisa diaktifkan kembali. Akun bersaldo kini juga bisa dinonaktifkan, dengan konfirmasi.

Apakah pengeluaran lama ikut berubah?

Tidak. Pengeluaran lama tetap tercatat dari akun itu, dan laba tidak berubah. Di daftar, nama akunnya diberi tanda "(Nonaktif)".

Bisakah staf menonaktifkan akun?

Bisa, bila perannya punya hak Atur akun dan boleh melihat akun itu. Hak ini hanya bisa diberikan pemilik.