Menyetujui atau menolak transaksi Kas & Bank

Transaksi yang dicatat staf dengan jumlah besar menunggu di tab Persetujuan. Saldo baru berubah sesudah pemilik atau penyetuju menyetujuinya. Dengan begitu uang besar tidak keluar tanpa sepengetahuan Anda.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik selalu bisa menyetujui. Staf butuh hak Setujui transaksi di menu Kas & Bank dan akses ke akun yang terkait.
• Paket: mulai paket Pro, juga selama uji coba 14 hari.
• Hanya pemilik yang bisa mengubah aturan persetujuan.

Kapan transaksi perlu persetujuan

Transaksi perlu persetujuan bila pembuatnya bukan pemilik dan:

• jenisnya dicentang di Jenis yang perlu persetujuan, dan jumlahnya sama dengan atau lebih dari Batas persetujuan; atau
• transaksinya Penyesuaian selisih dari Hitung kas atau Cocokkan saldo, selama setelan penyesuaian menyala.

Untuk transfer, jumlah dihitung bersama biaya adminnya. Transaksi yang dicatat pemilik selalu langsung tercatat. Mutasi otomatis dari penjualan, pengeluaran, dan sumber lain tidak lewat persetujuan.

Contoh dengan batas bawaan Rp200.000:

Mengatur batas persetujuan

1. Di menu samping, buka Keuangan & laporan › Kas & Bank.
2. Buka tab Pengaturan, bagian Persetujuan.
3. Atur kolom di bawah ini.
4. Ketuk Simpan pengaturan. Pesan yang muncul: "Pengaturan Kas & Bank disimpan".

Menyetujui atau menolak

1. Buka Keuangan & laporan › Kas & Bank.
2. Buka tab Persetujuan. Angka di samping nama tab = jumlah yang menunggu.
3. Saring dengan Menunggu, Disetujui, Ditolak, atau Semua.
4. Periksa kartu transaksi: jenis, jumlah, akun, biaya admin, catatan, dan pembuatnya.
5. Ketuk Setujui, atau ketuk Tolak.
6. Bila menolak, isi Alasan menolak (wajib), 3–200 huruf, lalu konfirmasi.

Hasilnya:

• Disetujui: pesan "Kas keluar Rp… disetujui". Saldo akun berubah dan mutasi baru tampil. Biaya usaha masuk ke Pengeluaran & laba.
• Ditolak: pesan "Transaksi ditolak". Saldo tidak berubah. Pembuat melihat alasan Anda di kartu transaksinya.

Transaksi yang menunggu juga tampil di halaman akun yang terkait, dengan keterangan "Saldo belum berubah sampai disetujui."

Membatalkan transaksi sendiri

Pembuat transaksi bisa menarik transaksinya selama masih Menunggu persetujuan:

1. Buka tab Persetujuan.
2. Pada kartu transaksi Anda, ketuk Batalkan.

Pesan yang muncul: "Transaksi dibatalkan". Keputusan setuju, tolak, dan batal bersifat final dan tidak bisa diubah.

Masalah yang sering terjadi

• Tombol Setujui tidak ada, muncul "Transaksi Anda sendiri harus disetujui orang lain." → Anda pembuat transaksi itu. → Minta pemilik atau penyetuju lain memutuskannya.
• Muncul "Tulis alasan singkat (minimal 3 huruf) agar pembuat tahu yang perlu diperbaiki." → Alasan penolakan kosong atau terlalu pendek. → Tulis alasan yang jelas, misalnya "Nota belum dilampirkan".
• Muncul "Transaksi ini sudah diputus." → Orang lain sudah menyetujui atau menolaknya di tab lain. → Muat ulang tab Persetujuan.
• Muncul "Hanya pencatat transaksi yang bisa membatalkannya." → Anda mencoba membatalkan transaksi orang lain. → Pakai Tolak dengan alasan.
• Muncul "Batas persetujuan Rp0 sampai Rp1.000.000.000." → Isian batas di luar rentang. → Tulis angka di dalam rentang, misalnya 200.000.
• Staf tidak melihat transaksi yang harus disetujui → Staf itu tidak punya akses ke akun terkait. → Atur akses akun.

Pertanyaan umum

Bila batas diisi Rp0, apa yang terjadi?

Semua transaksi staf dengan jenis yang dicentang menunggu persetujuan, berapa pun jumlahnya.

Apakah saya mendapat pemberitahuan?

Jumlah yang menunggu tampil sebagai angka di tab Persetujuan. Periksa tab itu secara rutin.

Siapa saja yang bisa menyetujui?

Pemilik, dan staf dengan hak Setujui transaksi yang boleh melihat akun terkait. Tidak ada yang bisa menyetujui transaksinya sendiri.

Bagaimana bila transaksi yang sudah disetujui ternyata salah?

Keputusan tidak bisa dibatalkan. Catat transaksi kebalikannya dengan catatan yang menyebut transaksi aslinya.

Apakah transaksi yang menunggu dihitung di saldo?

Tidak. Saldo tercatat baru berubah sesudah transaksi disetujui.