CRM: papan pipeline, tugas tindak lanjut, dan catatan pelanggan

Menu CRM & member adalah ruang kerja pelanggan Anda. Di papan pipeline, Anda menggeser kartu pelanggan dari tahap ke tahap sampai jadi pelanggan. Tugas, catatan, tabel pelanggan, dan ringkasan ada di menu yang sama.

Sebelum mulai

• Peran: pemilik atau pengelola yang punya izin Pelanggan. Hanya pemilik yang bisa menambah, mengubah, atau menghapus tahap.
• Paket: add-on CRM (Rp49.000/bulan) di paket Basic atau Pro, sudah termasuk di paket Growth dan Business. Selama uji coba 14 hari, add-on ini aktif.
• Menu: CRM & member, di bagian Pelanggan pada menu samping.

Isi menu CRM & member

Memakai papan pipeline

Saat pertama dibuka, papan berisi lima tahap: Prospek, Dihubungi, Tertarik, Jadi pelanggan, dan Tidak lanjut.

1. Buka CRM & member, lalu tab Pipeline.
2. Ketuk Tambah kartu.
3. Di Untuk siapa, pilih Pelanggan terdaftar atau Prospek baru. Untuk prospek baru, isi Nama prospek dan Nomor WA (boleh kosong).
4. Isi Judul peluang (boleh kosong), pilih Tahap, lalu isi Perkiraan nilai (Rp), Tindak lanjut, dan Penanggung jawab bila perlu.
5. Simpan. Muncul pesan "Kartu ditambahkan", dan kartu tampil di tahap yang dipilih.
6. Geser kartu ke tahap berikutnya saat ada kemajuan. Bisa juga lewat menu kartu: Pindah ke…, Tandai menang, atau Tandai kalah.

Isian Kartu baru:

Contoh: ada tiga kartu berjalan di tahap Prospek dan Tertarik, senilai Rp1.200.000, Rp850.000, dan Rp2.200.000. Nilai pipeline menjadi Rp4.250.000. Bila dari 8 peluang yang selesai, 3 masuk Jadi pelanggan dan 5 masuk Tidak lanjut, Persen menang = 3 ÷ 8 = 38%.

Satu pelanggan hanya punya satu kartu aktif di papan. Ketuk kartu untuk membuka detailnya: ubah isi kartu, tambah label, lihat Riwayat kartu, atau ketuk Arsip. Kartu yang diarsipkan hilang dari papan, tetapi riwayatnya tetap tersimpan.

Mengatur tahap (pemilik)

1. Di tab Pipeline, ketuk Tahap baru.
2. Isi Nama tahap, pilih Warna, dan pilih Jenis tahap: Tahap biasa, Jadi pelanggan (menang), atau Tidak lanjut (kalah).
3. Ketuk Simpan tahap.

Lewat menu tiap tahap, pemilik bisa Ubah nama & warna, Geser ke kiri, Geser ke kanan, atau Hapus tahap. Papan menampung paling banyak 12 tahap. Tahap menang dan kalah masing-masing hanya satu, dan dipakai untuk menghitung persen menang di Ringkasan.

Mencatat tugas tindak lanjut

1. Buka tab Tugas.
2. Ketik di kolom tugas cepat, misalnya "Telepon Bu Rina soal pesanan", lalu ketuk Tambah. Atau ketuk Tugas baru untuk isian lengkap.
3. Di Tugas baru, isi Apa yang perlu dilakukan?, pilih Jenis (Telepon, Kirim WA, Kirim voucher, Kunjungan, atau Lainnya), lalu pelanggan, Tanggal jatuh tempo, Jam jatuh tempo, dan Penanggung jawab bila perlu.
4. Ketuk Buat tugas.

Tugas dikelompokkan menjadi Terlambat, Hari ini, Minggu ini, Nanti, dan Selesai. Pilih Saya atau Semua di Tugas siapa untuk melihat tugas Anda saja atau semua tugas.

Menulis catatan pelanggan

1. Buka profil pelanggan dari tab Pelanggan.
2. Di Catatan & aktivitas, tulis catatan, misalnya "suka kopi susu, minta dihubungi sore".
3. Ketuk Simpan catatan.

Catatan tampil bersama riwayat belanja, poin, voucher, perpindahan tahap, dan tugas dalam satu linimasa.

Aksi untuk banyak pelanggan

Di tab Pelanggan, saring dengan Segmen, Tahap pipeline, Tier, atau Label. Centang pelanggan, lalu pilih aksinya:

• Pindah tahap: pelanggan yang belum punya kartu otomatis dibuatkan kartu di tahap itu.
• Tambah label.
• Buat tugas untuk tiap pelanggan terpilih.
• Kirim voucher ke pelanggan terpilih, sampai 200 pelanggan sekaligus. Voucher hanya terkirim ke pelanggan yang punya nomor WA dan mengizinkan promo WhatsApp.

Batas dan aturan

• Hanya pemilik yang bisa menambah, mengubah, menggeser, atau menghapus tahap. Pengelola memakai papannya saja.
• Paling banyak 12 tahap. Tahap baru tidak bisa dibuat lagi setelah batas itu.
• Tahap hanya bisa dihapus bila kosong.
• Aksi massal dan kirim voucher paling banyak 200 pelanggan sekaligus.
• Tanpa add-on CRM, menu CRM & member bergembok dan menampilkan tombol Lihat paket & add-on.
• Papan butuh internet. Paling nyaman dipakai di laptop atau tablet. Di layar sentuh, kartu digeser dengan jari, atau lewat menu Pindah ke….

Masalah yang sering terjadi

• Muncul "Pelanggan ini sudah punya kartu aktif di papan. Buka kartunya untuk memindah tahap." → Pelanggan itu sudah ada di papan. → Cari kartunya dengan Cari kartu, lalu pindahkan tahapnya.
• Muncul "Isi nama prospek (minimal 2 huruf)" → Nama prospek kosong atau terlalu pendek. → Isi nama lengkapnya.
• Muncul "Kartu baru saja diubah orang lain. Data terbaru dimuat — periksa lalu simpan lagi." → Staf lain mengubah kartu yang sama. → Periksa isinya, lalu simpan lagi.
• Tombol Tahap baru tidak aktif → Papan sudah berisi 12 tahap, atau Anda bukan pemilik. → Hapus tahap kosong, atau minta pemilik menambahkannya.
• Menu Tandai menang tidak ada → Belum ada tahap berjenis Jadi pelanggan (menang). → Pemilik membuat atau mengubah satu tahap menjadi jenis menang.
• Muncul "Tulis tugasnya dulu" → Kolom tugas cepat masih kosong. → Ketik tugasnya, lalu ketuk Tambah.

Pertanyaan umum

Apakah prospek baru ikut masuk data pelanggan?

Ya. Prospek baru dicatat sebagai pelanggan biasa, jadi namanya bisa dipilih di kasir saat ia belanja.

Siapa yang bisa melihat catatan pelanggan?

Semua orang yang boleh membuka CRM & member di bisnis itu. Jangan menulis data rahasia di catatan.

Apa yang terjadi bila add-on CRM dilepas?

Data papan, tugas, dan catatan tidak dihapus. Fitur CRM bisa dipakai lagi setelah add-on dipasang kembali, atau setelah Anda naik ke Growth atau Business.

Apakah kartu yang diarsipkan bisa dikembalikan?

Kartu arsip hilang dari papan, tetapi riwayatnya tetap tersimpan dan tidak bisa diubah lagi. Bila pelanggan itu kembali tertarik, buat kartu baru untuknya.

Bisakah kirim WhatsApp langsung dari tugas?

Bisa. Tugas yang terhubung ke pelanggan bernomor WA punya pintasan WhatsApp. Pesan dikirim dari WhatsApp di perangkat Anda.